0. Reglement OR

1 Doelstelling Ouderraad

  1. het (mede) organiseren en financieren van activiteiten buiten het reguliere lesprogramma
  2. het functioneren als platform voor bespreking van praktische zaken die de leerlingen aangaan (waaronder: signalen opvangen en verder brengen)
  3. het instellen van commissies voor te organiseren activiteiten

2 Samenstelling

De OR bestaat uit een Dagelijks Bestuur (DB) en een representatieve afvaardiging van  ouders/verzorgers (leden) namens de verschillende bouwen en stromen, aangevuld met een lid van het team.

Het Dagelijks Bestuur bestaat uit:
-  Voorzitter
-  Secretaris
-  Penningmeester

3 Hoe komt Ouderraad tot stand

3.1 Leden

  1. Deze functie kent een zittingstermijn van één schooljaar, maar wordt stilzwijgend verlengd.
  2. Jaarlijks in de laatste vergadering wordt aan de zittende leden gevraagd of zij het daarop volgend schooljaar nog in de OR willen blijven (continuïteit) en zo ja, voor welke bouw. Er wordt getracht om zo veel mogelijk een afspiegeling te zijn van de verschillende stromen en bouwen.
  3. Aan het begin van het schooljaar worden de vacatures bekendgemaakt.
    Bij meerdere kandidaten voor één vacature wordt eveneens gekeken naar de hierboven genoemde afspiegeling. Wanneer dit niet tot een keuze leidt, wordt er geloot (art.3.3).

3.2 Dagelijks bestuur

  1. Deze functies kennen een zittingstermijn van maximaal drie jaar, met de mogelijkheid deze (in principe) met dezelfde duur te verlengen.
  2. Aftreden gebeurt bij voorkeur volgens een rooster, zodat niet twee leden met functie tegelijk aftredend zijn.
  3. Aan het begin van het nieuwe schooljaar worden de vacatures bekend gemaakt.
  4. Met kandidaten wordt een gesprek gevoerd waarbij de criteria voor de functie leidend zijn.
  5. Bij meerdere geschikte kandidaten voor één vacature wordt geloot (art 3.3).

3.3 Loting

  1. De namen van betrokken kandidaten worden opgeschreven op identieke formulieren. In bijzijn van alle kandidaten zal de voorzitter van de OR of indien het zijn/haar functie betreft de secretaris, één van de formulieren ‘trekken’. De naam van de kandidaat die op dat formulier staat, is degene die de functie zal gaan bekleden.
  2. Tegen de loting is geen bezwaar mogelijk.

4 Taken leden Ouderraad

4.1 Dagelijks bestuur

  • Is gezamenlijk belast met:
    De zorg voor de voortgang van de activiteiten van de OR door:
    - bijhouden van de post
    - communicatie met de commissies, op de hoogte blijven van hetgeen in de diverse commissies gebeurt.
    - contact houden met de groepsouders
    - contact houden met de MR
    - contact houden met de schoolleiding
    - toezien op het uitvoeren van besluiten van de OR.

  • Voorbereidingen treffen voor de vergaderingen van de OR, waaronder het opstellen van de agenda en de uitnodiging (secretaris en voorzitter) en het verzamelen van de diverse signalen (secretaris)
  • De zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen van de OR (secretaris)
  • De leiding van de vergadering (voorzitter)
  • De zorg voor de financiën van de OR (penningmeester)
    - regelen van inkomsten en uitgaven
    - bijhouden van een administratie
    - opstellen financieel verslag en een voorstel begroting voor het komende jaar
    - bijeenroepen van de kascontrole (twee ouders, steeds voor twee jaar. Gegadigden worden opgeroepen via de nieuwsbrief)

 4.2 Taken overige leden

  1. Trekker van een commissie.
  2. Verantwoordelijk voor terugkoppeling van de activiteiten van betreffende commissie in de OR (financiën, tussentijdse verslagen, evaluatie).

5 Signaleren

Aan doelstelling 1B, het functioneren als platform voor bespreking van praktische zaken die de leerlingen aangaan, wordt als volgt vormgegeven:

(Groeps)ouders wordt gevraagd signalen op te vangen en door te spelen aan de OR. De secretaris van de OR inventariseert deze signalen en brengt deze in in de vergadering. De OR is niet verantwoordelijk voor en heeft geen waardeoordeel over de signalen.

6 Middelen

De volgende middelen staan de OR ter beschikking:
·        de vrijwillige medewerking van enthousiaste ouders;
·        de vrijwillige ouderbijdragen;
·        schenkingen en andere toevallige baten;
·        sponsorgelden en gesponsorde artikelen.

7 Vergadering

  1. De OR vergadert zo vaak als nodig, in de praktijk ongeveer één keer per zes weken.
  2. Bij aanvang van het schooljaar wordt een vergaderschema opgesteld.
  3. De agenda van de vergadering wordt per mail verstuurd. Het verslag wordt zo snel mogelijk na de vergadering via de mail in concept verspreid aan de OR leden. Na vaststelling in de vergadering wordt het verslag gepubliceerd op de website van De Trinoom en verzonden aan team en MR.

8 Openbaarheid van vergadering en stukken

  1. De vergaderingen van de OR vinden plaats in de school en zijn openbaar.
    De OR pagina op de website van De Trinoom blijft het belangrijkste communicatiemiddel, evenals de emailadressen:
    -        Voorzitter:
    -        Penningmeester:
    -        Secretaris:
  2. De financiële goedkeuring van het activiteitenplan voor het voorbije schooljaar vindt plaats in het nieuwe schooljaar, tijdens de eerste of tweede vergadering van de OR (september/oktober). Tevens wordt dan de begroting voor het nieuwe schooljaar vastgesteld. Voorafgaand aan deze vergadering worden de financiële stukken van het afgelopen schooljaar gepubliceerd op de website van De Trinoom, samen met de bevindingen van de kascontrole en de begroting voor het lopende schooljaar. Vragen kunnen per mail of persoonlijk aan de penningmeester worden gesteld. Eventuele vragen worden tijdens de vergadering beantwoord.

9 Groepsouders

  1. De groepsouder fungeert als ‘maatje’ van de leerkracht
  2. Groepsouders vallen organisatorisch onder de verantwoordelijkheid van de OR.
  3. Groepsouders maken geen deel uit van de OR. Een ouder mag er uiteraard altijd voor kiezen beide activiteiten op zich te nemen.
  4. De groepsouders assisteren op verzoek van de leerkracht bij activiteiten in de groep.
  5. Aan groepsouders wordt voorafgaand aan de OR vergadering door de secretaris per mail gevraagd of zij nog signalen hebben opgevangen, of anderszins “punten“ willen inbrengen.
  6. De taken van een groepsouder en de relatie/communicatie met de OR worden bij voldoende animo mondeling toegelicht tijdens een speciaal daarvoor door het DB belegde bijeenkomst aan het begin van het schooljaar.
  7. Werving groepsouders: wanneer er meerdere kandidaten zijn, wordt geloot (zie 3.3).

10 Commissies

10.1 Algemeen

  1. Voor elke te organiseren activiteit wordt een commissie in het leven geroepen.
  2. Deze commissies bestaan in principe uit ouders en leerkrachten.
  3. Aan het begin van het schooljaar wordt door de staf/directie (na overleg met de OR) vastgesteld welke activiteiten er in het komend schooljaar worden georganiseerd en welke leerkrachten voor hoeveel uur bij de betreffende organisatie betrokken worden.
  4. Via de nieuwsbrief worden ouders gevraagd zich aan te melden voor commissies.
  5. Voor elke commissie wordt een kartrekker namens de ouders en een kartrekker namens de leerkrachten aangewezen.

10.2 Rolverdeling

Rol van de afvaardiging van het team:

  1. De kartrekker vanuit de leerkrachten neemt in overleg met de kartrekker vanuit de ouders het initiatief voor de eerste bijeenkomst van een commissie. De eerste bijeenkomst dient plaats te vinden in aanwezigheid van alle commissieleden.
  2. De leerkracht fungeert als schakel tussen het team en de commissie, brengt verslag uit aan het team, legt plannen voor aan het team en vraagt om medewerking.
  3. De leerkracht checkt het plan van de commissie op pedagogische en organisatorische aspecten en legt het plan indien nodig voor aan de Bedrijfshulpverlener (veiligheidsaspecten).
  4. De leerkracht is verantwoordelijk voor het proces binnen de commissie (zoals verslag en draaiboek).

Rol van de Ouders/verzorgers:

  1. De kartrekker vanuit de ouders neemt in overleg met de kartrekker vanuit de leerkrachten het initiatief voor de eerste bijeenkomst van een commissie. De eerste bijeenkomst dient plaats te vinden in aanwezigheid van alle commissieleden.
  2. De ouder fungeert als schakel tussen de commissie en de OR, brengt verslag uit aan de OR en zorgt voor voldoende medewerking.
  3. De ouder gaat actief op zoek naar hulpouders om een activiteit te doen slagen.
  4. De ouder checkt het plan van de commissie op organisatorische en financiële aspecten.
  5. De kartrekker vanuit de ouders is verantwoordelijk voor de begroting en het financiële verslag van de activiteit.
  6. De commissieleden zijn indien nodig zelf aanwezig tijdens de door hen georganiseerde activiteit.

10.3 Verantwoordelijkheden Ouderraad en team

  1. Activiteiten vinden plaats onder verantwoordelijkheid van de school.
  2. De financiële verantwoordelijkheid over de activiteiten ligt bij de OR.
  3. In uiterste gevallen heeft de directeur vetorecht.

10.4 Bijzondere bepalingen m.b.t. schoolreisje

  1. De commissieleden OR gaan mee met het schoolreisje voor organisatie ter plekke en calamiteiten.
  2. De commissie bepaalt per klas het aantal plekken die beschikbaar zijn om mee te gaan en per klas wordt dan geloot.
  3. De volgorde van begeleiding is: leerkrachten, stagiaires, ouders.
  4. Eventueel wordt geloot om welke ouders dat gaat.

11 Relatie Ouderraad en medezeggenschapsraad

Een lid van het DB woont de vergadering van de MR op uitnodiging van de MR bij.

12 Onkosten

De leden van de OR, groepsouders en leden van commissies kunnen de gemaakte onkosten declareren bij de OR.

13 Slotbepalingen

  1. Dit reglement treedt in werking onmiddellijk na goedkeuring door de OR.
  2. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de OR.
  3. Tot wijziging van het reglement kan worden overgegaan in een vergadering van de OR.
  4. In geval van geschillen over de uitleg en de toepassing van dit reglement beslist het bevoegd gezag, nadat zij de partijen gehoord heeft.